快適な電子帳簿ライフ 第275回

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電子帳簿保存法の改正が、令和4年1月1日から施行されています。今回の改正は、次の3つの区分があります。国税庁のHP資料では、

① はじめませんか、帳簿書類の電子化!

② はじめませんか、書類のスキャナ保存!

③ 電子取引データの保存方法をご確認ください

と分かれています。①と②は「はじめませんか」となっていますので、任意です。③のみ今年から強制となります。当初は、③に対応しなければ青色申告の取り消しもあり得ると国税庁は言っていましたが、その後、2年間の猶予期間が設けられる等、少しトーンダウンしてきました。どうせ、しなければいけないものは今年からしておいた方が無難です。

③は例えば、電子メールの本文、添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合、紙媒体ではなく、電子データで保存しなければなりません。データを保存する場合、PDFファイル名に「日付・取引先・金額を」を入れます。これにより検索可能となります。

そして②の紙媒体のものでも③と同様に電子データで保存することも認められています。うちの事務所では、この際、②も③も今年の1月から電子データで保存しています。①の電子帳簿は、会計ソフトが対応していますので、新年度より適用します。

②、③のためには、コピー機のスキャン機能の利用よりも、富士通のScanSnap(写真参照)を利用することをお勧めします。そもそも事務所では10年以上前よりScanSnapを1人1台机に置いて、書類を電子化していました。

領収書、請求書の証憑類のみ、のり付けして保存していました。これらの証憑類も今年から1枚1枚、スキャンしてファイル名を付けて、クラウド上のサーバ(安心君)に保存しています。この場合、決算期ごとに月別のファイルに保存することをお勧めしています。税務署に提出する場合、期間が経過して削除する場合に、便利と思います。

ScanSnapは10年間に比べると相当に進化してています。読み込むだけで、基本的に日付と店舗名がPDFファイル名に付されています。あとは金額の数値を入れるだけです。都度、スキャンすることがコツだと思います。なので、記帳してすぐにスキャンし、証憑類はそのままゴミ箱行きです。

いままでのり付けしていた手間がなくなり、書類がかさばることもなくてスッキリしています。快適な電子帳簿ライフです。

※投稿時の法制度を基に記載しております。詳しい内容については当方にご相談ください。

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